Prijenosni format dokumenata, poznat kao PDF (portable document format), jedan je od najraširenijih načina pohrane i dijeljenja datoteka. Razlog je jednostavan: dokumenti u ovom formatu zadržavaju izgled, fontove, boje i slike bez obzira na uređaj ili aplikaciju kojom ih otvaramo. Zato se koristi za životopise, ugovore, račune, karte, školske radove i sve druge dokumente kod kojih je bitno da izgledaju jednako bez obzira na to tko ih otvara.

Za razliku od formata koji su vezani uz određene programe, kao što su docx, xlsx ili pptx, PDF je univerzalan i dugoročno stabilniji. Osim toga, jednostavnije ga je zaštititi lozinkom i enkripcijom, što ga čini pogodnim za slanje povjerljivih podataka. Najbolje od svega je to što gotovo svaki dokument ili sliku možemo pretvoriti u PDF.

Pretvaranje datoteka u PDF na računalima

Na računalima s Windowsom i macOS-om dovoljno je koristiti ugrađenu opciju ispisa. Kada otvorimo dokument ili sliku, u izborniku za ispis samo trebamo odabrati opciju spremanja u PDF. Windows nudi 'Microsoft Print to PDF', a na Macu se ista funkcija nalazi u kutu dijaloškog prozora za ispis pod nazivom 'PDF'. Na Chromebooku je postupak sličan: bez obzira na to radi li se o dokumentu, slici ili web stranici, dovoljno je prilikom ispisa izabrati opciju 'Save as PDF'.

Spremanje u PDF na mobilnim uređajima

Android i iPhone omogućuju brzo spremanje datoteka u PDF. Na Androidu se to obično radi kroz izbornik dijeljenja, gdje se odabere opcija ispisa, a zatim se datoteka preuzima kao PDF. Na iPhoneu se on može stvoriti u aplikacijama poput Photos, Files ili Notes. Kada otvorimo datoteku i odaberemo ispis, u izboru za pisač ponovno biramo dijeljenje i onda datoteku možemo dijeliti ili pohraniti kao PDF.

PDF kroz aplikacije i online servise

Mnoge aplikacije i online usluge nude opciju izvoza u PDF. Microsoft Office omogućuje da dokumente, proračunske tablice ili prezentacije izravno spremimo u tom formatu kroz opciju 'Spremi kao' (save as), a Google Docs, Sheets i Slides imaju sličnu funkciju te je u njima potrebno odabrati 'Preuzmi' i zatim odabrati PDF dokument.

Web stranice također se mogu tako jednostavno spremiti kroz preglednike poput Chromea, Edgea ili Firefoxa. Kada odaberemo opciju ispisa, dovoljno je promijeniti odredišni pisač u 'Spremi kao PDF'. Za korisnike koji preferiraju aplikacije, Notion, Evernote i OneNote također imaju ugrađene opcije za izvoz bilješki u PDF.

Online alati poput CloudConverta nude dodatnu mogućnost pretvaranja bilo koje datoteke u taj format putem web preglednika. Ipak, kod ovih servisa treba biti oprezan jer učitavanje osjetljivih dokumenata može predstavljati sigurnosni rizik.

Ako imamo papirnati dokument koji želimo pretvoriti u PDF, rješenje su mobilne aplikacije za skeniranje. Jedna od najčešće preporučenih je Adobe Scan jer pomoću kamere telefona fotografira dokument, automatski ga izrezuje i prilagođava te pretvara u PDF, a njega možemo spremiti ili podijeliti, piše Fox News.