S prvim danom siječnja 2026. na snagu stupa novi Zakon o fiskalizaciji, koji za sobom nosi brojne promjene. Svakako je jedna od najvažnijih promjena način na koji poduzetnici izdaju, šalju i pohranjuju račune.

Fiskalizacija 2.0, nameće korištenje isključivo elektroničkih računa što znači kraj računa u Wordu, PDF-u ili tiskanih na papiru. Naravno, to bi moglo stvoriti otpor kod dijela poduzetnika, ali treba znati da cijeli proces ipak donosi nekoliko prednosti.

Prednosti elektroničkih računa

Naime, digitalne račune ne treba printati, slati ih poštom i spremati ih u fascikle ili registratore. Time se smanjuju troškovi, a administracija je jednostavnija. Zahvaljujući tome e-Računi omogućuje bržu isporuku i obradu dokumenata, što znači i kraće rokove naplate, ali i lakši pristup podacima u digitalnim arhivama.

Naravno, važno je i to što se ovim postupkom smanjuje mogućnost pogrešaka, ali i prijevara, jer su svi računi su sljedivi i vjerodostojni. Time se olakšava porezni nadzor i revizija, a poslovanje postaje transparentnije.

XML format

Kako se to postiže. Prije svega, treba reći kako će svi e-Računi morati biti pohranjeni u posebnom XML formatu, a ne u Wordu ili PDF-u.

Inače, XML je format datoteke koji se koristi za pohranu i prijenos podataka između aplikacija, usluga i sustava. Za razliku od Worda ili PDF-a, koje je moguće mijenjati na svakom računalu, za manipulaciju datotekama u XML formatu potrebno je znanje programskih jezika kao što su JavaScript, PHP i Java.

Prema europskoj normi EN 16931 samo takav elektronički račun ima pravnu valjanost u B2B poslovanju. Sve drugo – jednostavno neće proći. Iako je Zakon o fiskalizaciji već na snazi, odredba o e-Računima bit će aktivirana te s početkom sljedeće godine. Država je tako odlučila baš kako bi ostavila dovoljno vremena poduzetnicima da se prilagode ovim novostima.

Nove obveze

Nove obveze razlikuju se ovisno o tome jesu li poduzetnici obveznici PDV-a ili nisu. U oba slučaja riječ je o zakonskoj obvezi u kojoj nema iznimaka.

Tako će od 1. siječnja 2026. svi obveznici PDV-a u Hrvatskoj morati izdavati i zaprimati e-račune u skladu s novim pravilima, poduzetnici koji nisu u sustavu PDV-a morat će zaprimati e-račune već od 2026., ali će ih morati izdavati od 1. siječnja 2027.

Prilagodba ovom procesu uključuje ažuriranje softvera i odabir te prijavu posrednika Poreznoj upravi, što će moći učiniti već od 1. rujna, pa sve do kraja ove godine. Uz to, poduzetnici trebaju osigurati i digitalnu arhivu, jer se svaki e-Račun, bilo da je izdan ili primljen, fiskalizira i prijavljuje Poreznoj upravi u stvarnom vremenu, a uz to mora se zajedno s popratnom dokumentacijom čuvati najmanje 11 godina.

U praksi to znači da izdavatelji moraju prijavljivati naplatu izlaznih računa, a primatelji odbijanje ulaznih i adresu za zaprimanje e-računa.

Jednostavno rješenje za naizgled kompliciranu situaciju

Stoga svi trebaju odabrati platformu koja jamči zakonski usklađeno poslovanje, uključuje besplatnu digitalnu arhivu, nudi fleksibilne pakete bez dugoročnog vezivanja, ima mobilnu aplikaciju i jednostavno web sučelje i omogućuje povezivanje s računovodstvom i ERP-om.

Primjer takvog rješenja je HT EDI powered by Banqup, koji nudi cjelovitu i povoljnu uslugu razmjene e-računa uzmogućnosti, poput web i mobilne aplikacije za upravljanje računima, povezivanja s ERP sustavima i računovodstvom, praćenja statusa i dospijeća računa te besplatne e-arhive, uz grafički prikaz financijskih tokova i dijeljenje dokumenata s knjigovodstvom bez slanja e-mailova.

Ključ je u dodatnoj edukaciji

Nepridržavanje novih zakonskih obveza može biti višestruko skuplje od nabavke softvera, stvaranja digitalne arhive i angažmana posrednika. Kazne za pravne osobe kreću se od 2.650 do čak 66.360 eura, a za ponovljene prekršaje i do 92.900 eura. Odgovorne osobe, proizvođači softvera i primatelji računa također mogu biti kažnjeni.

Kako bi dodatno pomogao poduzetnicima u razumijevanju i uspješnoj implementaciji Fiskalizacije 2.0, pa i izbjegavanju kazni, Hrvatski Telekom organizira edukativne webinare tijekom ove jeseni. Na tim besplatnim online događajima stručnjaci će detaljno objasniti sve promjene, odgovoriti na pitanja sudionika i pokazati kako se najbolje pripremiti za nadolazeće novosti. Prijave su otvorene na web stranici HT-a.

Prijelaz na e-račune prije zakonskog roka omogućuje poduzetnicima da bez stresa prilagode svoje procese, testiraju sustave i educiraju zaposlenike. Oni koji se na vrijeme prilagode, ostvaruju konkurentsku prednost i izbjegavaju moguće tehničke poteškoće u zadnji čas.