Evo što Schmidt i Rosenberg savjetuju:

1) Odgovarajte brzo
Postoje ljudi na koje se možete osloniti kako će brzo odgovoriti na e-mail i oni na koje ne možete. Nastojte biti među onima koji mogu. Mnogi među najboljim - i najzaposlenijim - ljudima koje znamo vrlo brzo odgovaraju na e-poštu, i to svima.

Ta navika stvara pozitivnu komunikacijsku povratnu spregu, zbog koje će vas vaš tim i kolege radije uključiti u važne rasprave i odluke, a to što odgovarate svima jednako brzo osnažuje kulturu meritokracije koju pokušavate uspostaviti.

Odgovori mogu biti prilično kratki - 'dobio' ili 'razumijem' su nam omiljeni. A kad imate povjerenja u svoju sposobnost brzog odgovaranja, možete ljudima precizno reći što neodgovaranje znači. U našem slučaju, to je 'dobio sam i nastavio dalje'.

Što je bolje čestog značenja: 'Zatrpan sam i ne znam kad i hoću li uopće stići do vaše poruke, pa ako trebate povratnu informaciju od mene morat ćete se još malo strpiti u limbu. Uz to, ne sviđate mi se baš.'

2) Kad pišete e-mail svaka je riječ važna, a besmislene litanije nisu
Pišite kratko i precizno. Opisujete li problem, definirajte ga jasno. Ova vještina zahtjeva više vremena, ne manje. Morate napisati skicu, pa proći kroz nju i ukloniti suvišne riječi.

3) Stalno čistite svoj e-sandučić
Koliko vremena provodite gledajući inbox i pokušavajući odlučiti na koji ćete e-mail odgovoriti prvo? Koliko vremena provodite otvarajući i čitajući e-poštu koju ste već pročitali? Svo vrijeme koje provedete razmišljajući s kojim ćete se e-mailom obračunati je izgubljeno uludo, kao i ono provedeno čitajući već pročitanu poštu (na koju niste reagirali).

Kad otvorite novu poruku, pred vama je nekoliko mogućnosti. Možete pročitati dovoljno kako bi shvatili kako ju ne trebate pročitati do kraja; pročitati i djelovati odmah; pročitati i djelovati kasnije ili pročitati kasnije (vrijedna je čitanja, ali nije hitna i preduga je za čitanje odmah). Odaberite odmah, s naglaskom na prve dvije. Ako nešto treba poduzeti odmah, učinite to. U suprotnom, osuđeni ste na ponovno čitanje, što je stopostotno gubljenje vremena.

Obavite li ovo kako treba, vaš će sandučić postati popis samo složenih zadataka, stvari kojima treba posvetiti više razmišljanja, uz nekolicinu kojima se trebate posvetiti kasnije. Kako se ne bi nakrcali, prebacite poruke iz inboxa u mapu 'riješi', koju morate čistititi svaki dan. Dobro vrijeme za to je navečer.

4) Rješavajte poštu tako što ćete krenuti od one što je zadnja stigla
Ponekad se stariji problemi riješe sami od sebe.

5) Sjetite se kako ste dispečer
Kad vam stigne poruka s korisnom informacijom, razmislite o tome kome bi još mogla biti korisna. Pročešljajte pri kraju dana poruke još jednom i zapitajte kome ste nešto trebali proslijediti, a niste.

6) Kad god koristite Bcc, upitajte se zašto
Odgovor će gotovo uvijek biti kako poušavate nešto sakriti, što je često kontraproduktivno i potencijalno sumnjivo u kulturi transparentnosti. Za time posegnite samo ukoliko uklanjate nekog s prepiske e-mailom. Kad odgovarate s 'reply all' na dužu seriju e-mailova, prebacite iz prepiske one koji više nisu relevantni u polje bcc i obavijestite sve uključene o svom postupku.

7) Ne vičite
Spopadne li vas potreba za vikanjem na nekog, učinite to uživo. PREVIŠE JE LAKO izvikati se elektronički.

8) Olakšajte praćenje zahtjeva
Kad nekome pošaljete obavijest s predmetom koji želite pratiti, stavite sebe u primatelje i označite poruku s 'follow up'. Tako ćete lakše pronaći i pratiti što je napravljeno, a što nije.

9) Pomozite budućem sebi u pretraživanju
Primite li nešto čega bi se mogli htjeti sjetiti kasnije, proslijedite si poruku s nekoliko ključnih riječi kojima ćete opisati njen sadržaj. Razmislite o tome kako ćete tražiti taj sadržaj kasnije. Metoda je zgodna ne samo za e-mailove, već i za važne dokumente.

Više:Time